眼镜批发订单如何减少漏单错单？从微信接单到 ERP 履约

微信接单本身不是问题，问题是聊天记录没有稳定地转换成可执行、可追踪的订单。眼镜批发一张订单可能包含多个光度和客户专属价格，单靠截图流转，销售、仓库与财务容易各记一份。改善流程应从统一订单来源和确认节点开始。

一、接单时先确认六类信息

销售应记录客户、客户订单号或沟通凭据、商品及规格、数量与单位、确认价格、交付地址与要求。镜片要核对球镜、柱镜、折射率、膜层等实际区分字段；镜架要核对型号、颜色和尺码。不要只记录“与上次一样”，因为上次的价格、库存和地址可能已经变化。

人工接单与商城订单并行时，要有来源标记和去重检查。客户先微信询价、随后商城下单，不代表两笔真实需求。先核对客户订单号、规格和数量，再决定是否保留已有订单；不能凭相近金额直接删除。

二、把承诺交期建立在可执行的库存和价格上

报价前确认当前适用的客户价格与审批要求，承诺发货前确认可售库存。实物在库不一定全部可售：已锁定、冻结或待处理的数量可能不能继续承诺。在途采购也不能直接当作现货。具体扣减、锁定和释放时点，以企业已经确认的系统流程为准。

节点	确认人	必须留下的记录
订单确认	销售	客户、规格、数量、价格和交期
拣货复核	仓库	实际拣货规格、数量及差异
发货确认	仓库或物流岗位	出库单、包裹与物流单号
收款对账	财务	收款对应单据、未结金额与差异

三、示例：同一订单分两次发货如何追踪

以下为流程示例，并非客户案例。客户订购两种规格，共 12 片；其中一项只有部分现货。先与客户确认可接受的分批方案，再分别记录已发、待发和取消数量。每次出库关联同一订单，物流信息对应实际包裹，销售向客户反馈剩余数量和预计处理时间。

不要把第一批发货后就标记为全部完成，也不要为第二批重复创建整张订单。是否支持分批下推及对应按钮，需要在实际演示中按当前版本验证；流程验收重点是数量守恒和状态可追溯。

四、异常要回到原单处理

• 缺货：保留缺货规格与数量，记录补货、替换或取消的确认结论。
• 改价：记录变更原因和有权限的确认人，不能只修改聊天报价而不更新订单。
• 错发与退货：核对原出库与实际退回商品，分别处理库存和往来账，避免只退钱不处理实物。
• 支付结果未知：先核实支付与收款记录，不因页面超时让客户重复支付。

五、每天复核未完成单据

销售看待确认、缺货和待发；仓库看待拣、待出库及物流缺失；财务看应收、已收和差异。统计时先统一“订单完成”的含义：发货完成和收款完成应分别判断。跨岗位交接应能定位到原单，避免再建立一份不可对账的手工台账。

可下载订单履约核对清单做试运行记录。希望减少人工转录，可继续查看商城与 ERP 集成方案；需要验证现有流程，可预约产品演示。